긴급성과 중요도의 두가지 기준으로 분류하는 기법 소개

 

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도라는 두 가지 기준으로 작업을 분류해 우선순위를 설정하는 강력한 도구입니다. 미국 대통령이었던 드와이트 D. 아이젠하워가 활용한 것으로 알려져 있으며, 오늘날에도 시간 관리와 생산성 향상에 널리 사용됩니다.
이번 글에서는 아이젠하워 매트릭스의 구체적인 적용 방법과 실생활 및 업무에서 활용 가능한 사례를 소개합니다.

 

 

아이젠하워 매트릭스의 기본 원리

매트릭스는 작업을 4개의 사분면으로 분류합니다:

긴급긴급하지 않음

중요	1사분면: 지금 당장 실행	2사분면: 계획 세워 실행
중요하지 않음	3사분면: 위임	4사분면: 제거

1. 긴급 + 중요 (1사분면): 지금 당장 실행

• 마감 기한이 임박한 업무, 예기치 않은 위기 상황, 즉각적인 응답이 필요한 일.

2. 긴급하지 않음 + 중요 (2사분면): 계획 세워 실행

• 장기적인 목표, 자기 계발, 건강 관리 등 꾸준히 노력해야 하는 일.

3. 긴급 + 중요하지 않음 (3사분면): 위임

• 다른 사람이 처리할 수 있는 업무, 불필요한 미팅이나 요청.

4. 긴급하지 않음 + 중요하지 않음 (4사분면): 제거

• 소셜 미디어 스크롤, 의미 없는 잡담, 불필요한 업무.

우선순위 설정 사례: 실생활과 업무에서의 적용

1. 개인 생활 사례

상황: 일과 중에 해야 할 일이 많아 시간 관리가 어렵다.

• 1사분면 (지금 당장 실행):
  • 아이의 학교 행사 준비 (오늘까지 마감).
  • 고장 난 전기 설비 수리 요청 (안전 문제).
• 2사분면 (계획 세워 실행):
  • 건강 관리를 위한 주 3회 운동.
  • 3개월 뒤 가족 여행 계획 수립.
• 3사분면 (위임):
  • 가족에게 설거지와 집안일 분담 요청.
  • 학교 행사에서 비품 준비를 다른 학부모와 협의.
• 4사분면 (제거):
  • 소셜 미디어에서 시간을 낭비하거나 불필요한 쇼핑 검색.

2. 직장 업무 사례

상황: 직장에서 프로젝트 관리와 팀 업무를 병행해야 한다.

• 1사분면 (지금 당장 실행):
  • 고객 프레젠테이션 준비 (내일까지 마감).
  • 팀원 간의 급한 일정 조율.
• 2사분면 (계획 세워 실행):
  • 새로운 프로젝트 아이디어 개발.
  • 전문가 과정 수강 및 직무 능력 향상을 위한 학습.
• 3사분면 (위임):
  • 반복적인 데이터 입력 업무를 팀원에게 위임.
  • 보고서 초안 작성 요청.
• 4사분면 (제거):
  • 과도하게 길어진 팀 미팅.
  • 사소한 이메일이나 메신저 응답.

아이젠하워 매트릭스를 효과적으로 활용하는 팁

1. 명확한 기준 정하기
   • "긴급"과 "중요"의 정의를 분명히 설정하세요.
     • 긴급: 즉각적인 주의가 필요한 일.
     • 중요: 장기적으로 목표 달성에 영향을 미치는 일.
2. 주기적인 검토
   • 하루 혹은 일주일 단위로 매트릭스를 검토하고 작업을 재분류하세요.
3. 자동화와 위임 활용
   • 3사분면의 작업을 다른 사람에게 위임하거나 기술 도구를 활용해 자동화하세요.
4. 2사분면에 집중하기
   • 생산성과 목표 달성을 위해 긴급하지 않지만 중요한 작업(2사분면)에 더 많은 시간을 투자하세요.

 

 

중요한 일에 집중하며 불필요한 일을 줄이는 도구

아이젠하워 매트릭스는 우리가 중요한 일에 집중하고, 불필요한 일에 낭비되는 시간을 줄일 수 있도록 돕는 강력한 시간 관리 도구입니다. 이를 통해 하루를 효율적으로 설계하고, 더 높은 생산성과 만족감을 얻을 수 있습니다.